Privacybeleid
1. Wie zijn wij
Slimme Flows is een eenmanszaak, gevestigd in Nederland, die bedrijven ondersteunt bij het ontwerpen, bouwen en beheren van digitale automatiseringen.
Bedrijfsgegevens
- Bedrijfsnaam: Slimme Flows
- Rechtsvorm: Eenmanszaak
- KvK-nummer: 99281619
- Vestigingsplaats: Amsterdam, Nederland
- E-mailadres: info@slimmeflows.nl
Slimme Flows hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing
Dit privacybeleid is van toepassing op:
- Bezoek aan de website van Slimme Flows
- Contact via het contactformulier, e-mail of andere communicatiekanalen
- Uitvoering van opdrachten waarbij Slimme Flows persoonsgegevens verwerkt namens een opdrachtgever
Slimme Flows richt zich primair op zakelijke klanten (B2B).
3. Rol onder de AVG
De rol van Slimme Flows verschilt per situatie:
A. Website en contact
- Slimme Flows is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de website of e-mail worden verstrekt.
B. Diensten aan klanten
- De opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke.
- Slimme Flows is verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant.
Slimme Flows verwerkt persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden buiten de opdracht om.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Bij website en contact
- Naam
- E-mailadres
- Eventueel telefoonnummer
- Inhoud van het bericht
Bij dienstverlening aan klanten (afhankelijk van de automatisering)
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Inhoud van berichten (bijv. formulierinput, e-mail, WhatsApp)
- Bedrijfsgerelateerde informatie zoals aanvragen, notities of planning
Slimme Flows bepaalt niet zelfstandig welke persoonsgegevens worden verzameld binnen klantautomatiseringen.
5. Doeleinden van verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt voor:
- Contact opnemen naar aanleiding van een aanvraag
- Uitvoering van een overeenkomst
- Technisch beheer, onderhoud en ondersteuning van automatiseringen
- Facturatie en administratie
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen
Er vindt geen automatische marketingcommunicatie plaats zonder expliciete toestemming.
6. Rechtsgrond
Slimme Flows verwerkt persoonsgegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst
- Gerechtvaardigd belang (bijv. communicatie en dienstverlening)
- Wettelijke verplichting
- Toestemming, indien vereist
7. Gebruik van derden (verwerkers)
Slimme Flows maakt gebruik van derde partijen voor haar dienstverlening, waaronder maar niet beperkt tot:
- Airtable
- Make en/of n8n
- OpenAI
- Twilio of 360dialog (WhatsApp)
- E-maildiensten zoals Gmail of Zoho
- Cloud hostingdiensten zoals Render
Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening. Waar vereist worden verwerkersovereenkomsten of gelijkwaardige waarborgen toegepast.
8. Doorgifte buiten de EU
Afhankelijk van de gebruikte tooling kan doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.
In dergelijke gevallen wordt gebruikgemaakt van passende waarborgen, zoals:
- Standaardcontractbepalingen (SCC’s)
- Andere door de AVG erkende mechanismen
9. Bewaartermijnen
- Slimme Flows bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
- Binnen klantautomatiseringen bepaalt de opdrachtgever de bewaartermijnen.
- Slimme Flows bewaart zelf geen structurele kopieën van klantdata buiten de gebruikte systemen.
10. Beveiliging
Slimme Flows treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Beveiligde accounts en API-sleutels
- Rol- en toegangsbeheer
- Dataminimalisatie
- Beperkte toegang tot persoonsgegevens
Inzage in gegevens vindt alleen plaats indien noodzakelijk voor support of foutoplossing.
11. Gebruik van AI
Slimme Flows kan AI inzetten ter ondersteuning van processen, zoals tekstgeneratie of classificatie.
- AI neemt geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen
- AI-output wordt niet gegarandeerd als foutloos
- De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor interpretatie en gebruik van de output
- Klantdata wordt niet hergebruikt voor training of interne doeleinden
12. Cookies
De website van Slimme Flows maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies.
Er worden geen tracking-, marketing- of advertentiecookies geplaatst.
13. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben het recht op:
- Inzage
- Correctie
- Verwijdering
- Beperking van verwerking
- Overdraagbaarheid van gegevens
- Bezwaar tegen verwerking
Verzoeken kunnen worden ingediend via info@slimmeflows.nl.
Slimme Flows reageert binnen de wettelijke termijn.
14. Wijzigingen
Slimme Flows behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website.
15. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via:
info@slimmeflows.nl
Slimme Flows 