Terugkerend werk automatiseren, met overzicht over elke stap

Komen aanvragen binnen via formulieren of e-mail en zet je de gegevens daarna handmatig over naar andere systemen? Slimme Flows brengt dat proces in kaart en bouwt een automatisering die gegevens verwerkt, de juiste mensen informeert en uitzonderingen zichtbaar maakt.

Wat we voor je kunnen automatiseren

• Aanvragen en intakeformulieren verwerken
• Klanten of collega’s automatisch opvolgen
• Gegevens tussen je bestaande systemen overzetten
• Rapporten en documenten opstellen
• Meldingen sturen als iets aandacht nodig heeft

We beginnen bij het proces dat je nu tijd kost of fouten oplevert. Daarna bepalen we samen welke stappen automatisch kunnen en waar menselijke controle nodig blijft.

Praktijkvoorbeeld: van inspectieformulier naar rapport

DE SITUATIE

Een vastgoedbeheerder legde inspectiegegevens vast via formulieren. Het verwerken en documenteren daarvan kostte extra handmatige stappen, terwijl de werkwijze ook bij een groeiend aantal objecten consistent moest blijven.

DE AUTOMATISERING

Een medewerker vult het inspectieformulier in. De antwoorden worden automatisch verwerkt tot een inspectierapport in twee formaten. De PDF komt in het dossier; de bewerkbare Word-versie wordt in het archief bewaard voor eventuele latere wijzigingen. Zo hoeft dezelfde informatie niet opnieuw te worden overgenomen.

HET RESULTAAT

Het team werkt consistenter, heeft meer overzicht over de documentatie en kan een groter vastgoedportfolio beter beheren.

Hoe een traject begint

In een kennismakingsgesprek van 30 minuten bespreken we jouw huidige werkwijze en het knelpunt dat je wilt oplossen. Als automatisering passend is, werken we uit welke gegevens, systemen en controles nodig zijn. Je weet wat we gaan bouwen voordat het werk begint.