Slimme Flows

Automatiseringen worden vaak beoordeeld op wat ze opleveren: tijdwinst, minder fouten, rust in het proces. Wat daarbij makkelijk wordt onderschat, is hoe afhankelijk een flow is van de kwaliteit van de input. Een automatisering kan technisch nog zo netjes zijn opgebouwd, als de invoer rommelig, onvolledig of inconsistent is, werkt het systeem tegen je in plaats van voor je.

Slechte input ontstaat zelden expres. Het gaat vaak om formulieren die te vrij zijn opgezet, velden die optioneel zijn terwijl ze eigenlijk nodig zijn, of gegevens die op meerdere manieren kunnen worden ingevuld. Een naam met en zonder tussenvoegsel, een datum in verschillende formats, een leeg veld dat eigenlijk altijd gevuld zou moeten zijn. Voor mensen zijn dat kleine afwijkingen, voor een automatisering zijn het potentiële breekpunten.

Een flow doet precies wat je hem opdraagt, niet wat je bedoelt. Als een bepaald veld soms leeg is en soms niet, moet de flow daar iets mee. Als dat niet expliciet is vastgelegd, ontstaan er onverwachte paden, foutmeldingen of stille mislukkingen. Het lastige is dat dit soort problemen zich vaak pas laten zien wanneer de flow al draait en afhankelijk is geworden van echte gebruikersinput.

Daarom is inputvalidatie geen bijzaak, maar een essentieel onderdeel van elke automatisering. Dat begint bij simpele keuzes: welke velden zijn verplicht, welke waarden zijn toegestaan en welke aannames mag de flow doen. In veel gevallen is het verstandiger om invoer aan de voorkant iets strakker te maken, dan achteraf allerlei uitzonderingen te moeten afvangen. Dat voelt soms minder flexibel, maar levert uiteindelijk meer betrouwbaarheid op.

Ook bij AI-gedreven flows speelt dit een grote rol. AI lijkt tolerant voor rommelige input, maar dat is schijn. Onduidelijke instructies of inconsistente data leiden tot wisselende uitkomsten, die lastig te reproduceren of te controleren zijn. Zonder duidelijke input wordt het moeilijk om te bepalen of een fout in de AI zit, of in wat je eraan hebt aangeboden.

Goede automatiseringen beginnen daarom niet bij de flow zelf, maar bij de vraag: wat komt er eigenlijk binnen? Als je daar grip op hebt, wordt de rest voorspelbaarder en beter te onderhouden. Als je eens wilt meekijken naar waar jouw input mogelijk de zwakke schakel is, denken wij bij Slimme Flows daar graag rustig met je over mee.